什麼是訪客管理？這裡有你需要知道的全部內容。

訪客管理是歡迎訪客進入您的場所的過程。登記簽到只是這個過程的一小部分。還有其他元素需要考慮，例如訪客的安全和保安、疏散管理、通知員工有訪客前來拜訪以及確保您的訪客願意遵守您公司或設施獨有的保密協議。

一般訪客管理系統涵蓋了迎接訪客進入工作場所的所有方面，許多訪客管理系統甚至還可以實現無接觸簽到、員工簽到和簽出以及智能工作空間管理。這些功能提供了更先進的方式來管理工作場所的人員，特別是在採用混合式辦公模式的情況下，您需要知道誰在現場，誰遠端工作，並且可以輕鬆地取得所有記錄以進行快速的接觸追蹤。 

• 1. 為什麼我應該使用訪客管理？
• 2. 訪客管理系統如何幫助我們創造世界上最好的第一印象？
• 3. 訪客管理系統如何保障訪客的安全？
• 4. 訪客管理系統如何協助管理員工動向？
• 5. 訪客管理系統如何協助管理員工動向？
• 6. 免費下載 SwipedOn 訪客系統指南

雖然過去訪客管理主要是透過手動流程進行的，包括紙本訪客簽到簿和接待人員需要親自告知員工有訪客到達，但現在可以輕鬆地在一個地方管理這整個流程。這就是所謂的訪客管理系統。

除此之外，也被稱為訪客管理解決方案或訪客管理軟體，您只需要下載一個應用程式，並將其安裝到iPad或Android平板電腦上，放置在您的前台即可。智慧、簡單且專業。

在這篇文章中，我們將介紹訪客管理以及將您的簽到流程從紙本流程轉換為數位解決方案所能得到的好處。

1. 為什麼我應該使用訪客管理？

透過導入智能訪客管理系統代替紙本簽到簿，您可以獲得許多好處。它不僅為您的企業呈現現代和專業的印象，而且您可以在訪客到達時透過電子郵件或簡訊快速通知員工，為您的員工和訪客管理健康和安全程序，確保所有數據私密並享受客製化的設定，從客人一進門開始就展示您的品牌。最好的部分是，一個應用程式就擁有這些好用的功能，且都以智慧外觀的 iPad 或平板電腦呈現。（功能通常是單獨購買，或與訪客管理軟體捆綁銷售）

2. 訪客管理系統如何幫助我們創造世界上最好的第一印象？

訪客體驗很重要，創造良好的第一印象對於客戶、潛在客戶和訪客至關重要。您的接待區是第一個接觸點，因此合理地利用所有可行的工具來創造一個溫馨而熱情的接待區是很有意義的。使用訪客管理系統的數位簽到可以幫助實現這一目標。當您展示您的品牌和設計時，您還可以使用符合數據隱私規範的系統向訪客展示您對其安全和保密的重視。讓訪客從一開始就對您的公司留下深刻的印象。

3. 訪客管理系統如何保障訪客的安全？

讓我們深入探討安全和保障的問題。根據美國職業安全衛生管理局（OSHA）的說法，“2017年在美國發生的 5,147 起致命職場事故中，有 458 起案例是由他人故意造成的傷害。”大廳或接待處作為現場安全的第一道防線，所有訪客管理軟體的功能都有助於確定不良情況可能發生的時間，包括即時通知、監控多個進出口、數位協議合規性、疏散管理和ID識別證證列印。

接下來談到數據隱私、CT-PAT 和 GDPR 的問題。無論您的企業在哪個國家營運，都有可能需要遵守嚴格的數據隱私規範。訪客管理系統可以幫助您遵守這些規範，意味著您的企業不會因為訪客數據被誤用而面臨指責或訴訟風險。了解您的企業需要遵守哪些合規要求非常重要，以確定訪客管理系統是否能夠支持它們。

4. 訪客管理系統如何協助管理員工動向？

95％的企業認為數位化工作場所非常重要，且都認為數位化工作人員的進出紀錄為起始點。訪客管理系統不僅透過重新設計辦公室的歡迎方式，推進您的企業走向更智能、更流程化的未來，而且在員工管理方面也具有相當多的好處。透過使用員工進出記錄表鼓勵員工打卡，享受完全透明和可見性，賦予員工更正面的工作體驗。甚至可以提供員工簽到 App。

5. 選擇訪客管理系統時應該考慮什麼？

選擇適合您的企業或設施的訪客管理系統可能讓人感到不知所措，但以下是一些關鍵要素：

• 選擇對於客人管理流程有幫助的功能
• 選擇可以保障更好的安全、安全性和隱私的功能
• 確保訪客管理軟體符合政府法規和要求的功能
• 尋找可以收集數據和生成有用的報告的功能
• 確保功能於選擇的訪客管理系統易於擴展以支持不斷增長的業務需求

6. 免費下載 SwipedOn 訪客系統指南

W希望這篇部落格文章對您有所幫助。如果您想進一步了解訪客管理相關主題，請下載我們的免費指南 Tap In, Tap Out: SwipedOn’s In Depth Guide To Visitor Management